Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года, предприятия и предприниматели обязаны обеспечивать сохранность кадровых архивных документов. Это не значит, что специалистам кадровой службы требуется хранить все документы. Для каждого типа документации установлены свои сроки хранения. Если не соблюдать их, то в случае кадровой проверки можно столкнуться со штрафом до 50 000 рублей или приостановлением деятельности на срок до 93 месяцев за отсутствие обязательных документов.
Сколько хранятся кадровые документы?
Перечень типовых документов, образующихся в организациях, с указанием сроков их обязательного хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Приводим таблицу, где указаны сроки хранение документации, относящейся к сфере кадрового делопроизводства.
|
Тип документа |
Сроки хранения (лет) |
|
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним |
75 |
|
Договоры о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности |
5 |
|
Графики отпусков |
1 |
|
Трудовые книжки с книгами, где ведется их учет |
до прекращения действия трудового договора |
|
до востребования, если работник умер, а его родственники не получили трудовую книжку |
|
|
при невостребованности - 75 лет |
|
|
Табель по учету рабочего времени |
5 |
|
75 |
|
|
Личные карточки сотрудников |
75 |
|
Штатное расписание |
постоянно |
|
Локальные нормативные акты: |
|
|
а) правила, регулирующие внутренний трудовой распорядок |
1 (с момента замены новыми) |
|
б) документы по хранению и использованию персональных данных сотрудников |
постоянно |
|
в) положения, регулирующие оплату труда и премирование |
постоянно |
|
г) ЛНА - локальные нормативные акты |
постоянно |
|
Приказ, утверждающий расчетный листок |
75 |
|
Документы о полномочиях должностных лиц предприятия на подписание различных документов |
5 |
|
Положения о филиалах и представительствах |
постоянно |
|
Положение о коммерческой тайнt |
постоянно |
|
Графики смен |
5 |
|
75 в случае тяжелых условий труда |
|
|
Документы по воинскому учету граждан |
3 |
|
Приказы (распоряжения) |
постоянно (по профильной деятельности) |
|
75 (по личному составу) |
|
|
Коллективные договоры |
постоянно |
|
Должностные инструкции |
75 |
|
Положения об испытаниях при приеме на работу |
постоянно |
|
Положение о структурных подразделениях |
постоянно |
|
Журналы учета командированных работников |
5 |
|
Журнал для регистрации производственных несчастных случаев |
не менее 45 |
|
Журнал по учету трудовых договоров |
75 |
|
Журнал по учету приказов, связанных с личным составом |
75 |
|
3 |
|
|
Журнал по учету личных дел |
75 |
|
Журнал по учету листков временной нетрудоспособности |
5 |
|
Журнал по учету справок |
5 |
Требования по хранению всех остальных документов, касающихся кадрового делопроизводства предприятия, представлены в Приложении к Приказу Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года.
Консалтинговая группа «Гранит-Консалтинг» оказывает комплекс кадровых услуг, в том числе помогает предприятиям разработать или восстановить все необходимые кадровые документы. Для получения консультаций по данному направлению нашей работы свяжитесь с менеджерами по телефонам или e-mail из раздела «Контакты» или воспользуйтесь онлайн-чатом.